Tiêp tục thực hiện Công văn số 2789 /UBND-VP ngày 22 /4/2020 của UBND Thành phố Nha Trang về triển khai một số nội dung gửi, nhận văn bản điện tử liên thông, ký số và thống kê văn bản trao đổi trên phần mềm E-Office, UBND phường đã triển khai Công văn số 177 /UBND ngày 02/3/2021 đến toàn thể cán bộ, công chức, người không hoạt động không chuyên trách toàn phường.
Theo đó, tất cả các văn bản trong nội bộ cơ quan đều trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử, ngoại trừ văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan theo quy định hiện hành của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Đối với việc gửi văn bản giữa các cơ quan, đơn vị khác như thông báo; thông cáo; công điện; văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ; văn bản phối hợp xử lý công việc; văn bản xin ý kiến, góp ý đối với dự thảo văn bản; văn bản để biết, để báo cáo; báo cáo định kỳ (tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng); báo cáo số liệu thống kê, tổng hợp; báo cáo chuyên đề; giấy mời họp; hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến liên thông và các tài liệu gửi kèm theo các hình thức văn bản nêu trên.
Đối với, Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản, hồ sơ, tài liệu trình cấp trên, Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường; Văn bản hướng dẫn, văn bản triển khai chương trình, nhiệm vụ, kế hoạch, văn bản trình cấp trên giải quyết công việc; các văn bản, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định hiện hành.
UBND phường yêu câu cán bộ, công chức, người không hoạt động không chuyên trách tuân thủ các quy định như đảm bảo thời gian gửi, nhận văn bản điện tử; cập nhật đầy đủ nội dung thông tin văn bản; bảo đảm đúng thể thức văn bản phát hành; gửi văn bản điện tử đúng thẩm quyền; văn bản phải có chữ ký số và đầy đủ thông tin xác thực chữ ký số và nội dung đính kèm; không gửi trùng lặp văn bản; đề cao vai trò cán bộ, công chức, đặc biệt là vai trò của công chức VP-TK phụ trách văn thư lưu trữ trong công tác rà soát, kiểm tra thành phần văn bản trước khi phát hành văn bản điện tử. Đồng thời, thông qua việc tăng cường gửi, nhận văn bản điện tử nhằm phòng, chống dịch Covid-19 trong tình hình hiện nay./.
Mỹ Phương